Pode-se utilizar a ferramenta do PDCA para a implantação e manutenção do programa 5S. O método PDCA que se baseia no controle de processos, foi desenvolvido na década de 1930, pelo americano Shewhart. Mas foi Deming seu maior divulgador, ficando mundialmente conhecido ao aplicar nos conceitos de qualidade no Japão.
Neste sentido, a análise e medição dos processos são relevantes para a manutenção e melhoria dos mesmos, contemplando inclusive o planejamento, padronização e a documentação destes. O uso dos mesmos pode ser assim:
- P (Plan = Planejar): Definir o que queremos, planejar o que será feito, estabelecer metas e definir os métodos que permitirão atingir as metas propostas.
- D (Do = Executar): Tomar iniciativa, educar, treinar, implementar, executar o planejado conforme as metas e métodos definidos.
- C (Check = Verificar): Verificar os resultados que se está obtendo, verificar continuamente os trabalhos para ver se estão sendo executados conforme planejados.
- A (Action= Agir): Fazer correções de rotas se for necessário, tomar ações corretivas ou de melhoria; caso tenha sido constatada na fase anterior a necessidade de corrigir ou melhorar processos
Assim como qualquer outra atividade, o Programa 5S se inicia pela elaboração de um planejamento adequado de implementação. Um bom modelo de implantação é baseado no método PDCA (Plan – Do – Check – Act), conforme figura abaixo:
Passos para implementação do Programa 5S:
Fase P (Plan = Planejar):
- Decisão estratégica;
- Definição de objetivos e metas
- Definição de estrutura e recursos;
- Aquisição de competências em 5S;
- Definição de metodologias e material de apoio;
- Consolidação do planejamento.
Fase D (Do = Executar):
- Treinamento de implementação;
- Registro da situação atual;
- Implementação.
Fase C (Check = Verificar):
- Avaliação
Fase A (Action= Agir):
- Revisão do planejamento;
- Reconhecimento.
Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, a sua implantação efetiva não constitui uma tarefa simples. Isto porque a essência dos conceitos é a promoção de mudança de atitudes e hábitos das pessoas. Hábitos e atitudes essas, construídos se incorporados pela convivência e experiência dessas pessoas ao longo de suas vidas. Ao tomar-se conhecimento destes conceitos tão óbvios, as pessoas sentem-se seduzidas a iniciar já a sua implantação.
Assim a natureza e intensidade das relações presentes no ambiente organizacional vão influenciar fortemente e podem constituir fator de sucesso ou insucesso na implantação dos 5S. A implantação será tão mais facilitada quanto mais o clima organizacional se aproximar do modelo das relações familiares.
